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DICAS PARA TER SUCESSO PERANTE QUALQUER PÚBLICO Se pretende fazer passar a sua mensagem de forma clara, persuasiva e convincente, ser um bom porta-voz é hoje em dia um fator essencial. A capacidade de comunicar eficazmente pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso, seja perante os clientes, os empregados, os meios de comunicação social ou a comunidade em geral. Para começar, é necessário conhecer as normas a seguir na seleção do porta-voz de uma empresa. Todas as pessoas que fazem parte da direção de uma organização devem, de um modo geral, ter formação em comunicação porque, embora não sejam habitualmente porta-vozes, podem ser obrigadas a fazê-lo num determinado momento, como no caso de uma crise de reputação. De acordo com a plataforma editorial The Conversation (2020), os porta-vozes escolhidos para fazer parte da gestão de topo de uma empresa são dignos de notícia porque são pessoas percepcionadas como relevantes pelo público e, por isso, aquelas com quem os jornalistas querem sempre falar porque as suas declarações têm mais impacto mediático. Tendo isto em conta, e uma vez escolhido o orador mais adequado, é altura de seguir algumas directrizes de formação que lhe permitirão comunicar eficazmente com qualquer tipo de público: Preparação minuciosa: é necessário um conhecimento profundo do assunto a discutir para transmitir mensagens claras, concisas e coerentes que estejam também relacionadas com os valores e a imagem da marca. Para tal, é necessário dispor de uma equipa de especialistas em comunicação. O feedback é fundamental para se tornar um porta-voz eficaz. A crítica construtiva permite melhorar continuamente a forma como se comunica. Utilizando cada intervenção como uma oportunidade de crescimento, o porta-voz deve valorizar tanto os elogios como as sugestões de melhoria. A autoavaliação, baseada em gravações dos seus próprios discursos, complementa este feedback, fornecendo perspectivas objectivas sobre a linguagem corporal, o tom de voz e a clareza da mensagem. Conheça o seu público: cada público é diferente, pelo que é importante adaptar a sua mensagem aos seus interesses e expectativas. Investigue a pessoa ou o grupo de pessoas a que o porta-voz se vai dirigir para compreender as suas preocupações e necessidades. Uma vez concluída esta etapa, o discurso pode ser ajustado em conformidade. Saber gerir uma crise: em tempos de extrema complexidade, o porta-voz é um pilar fundamental que deve transmitir calma, clareza e segurança. É muito importante estar preparado com antecedência e ter um conhecimento profundo do plano de crise. Um porta-voz eficaz comunica os factos com franqueza, demonstra empatia e assegura que sejam tomadas medidas correctivas. Uma resposta rápida ajuda a manter a confiança do público e reduz os danos à reputação da organização. Para conduzir a narrativa durante uma crise, é essencial ter a capacidade de gerir o stress e manter a compostura. Aperfeiçoar as competências de comunicação não verbal: a perceção de uma mensagem também pode ser influenciada pela comunicação não verbal. Os gestos, as posturas, as expressões faciais e o tom de voz podem transmitir o contrário da mensagem pretendida. Por conseguinte, deve ser tida em conta a importância de manter o contacto visual, utilizar uma postura confiante e gestos expressivos, bem como utilizar um tom de voz adequado que transmita confiança e credibilidade. Para gerir eficazmente as interacções e responder de forma clara e precisa, deve ter pronta uma lista de possíveis perguntas e respostas, tanto as mais óbvias como as mais complexas. No caso de não ter ou saber a resposta, a melhor opção é estabelecer um compromisso de pesquisa e dar a resposta noutra altura. Quanto mais cedo, melhor. Isto evitará que a pessoa que fez a pergunta em questão procure a resposta noutras fontes que podem não ser do interesse do porta-voz e, por conseguinte, da empresa que representa. Adaptabilidade e atualização constante: num mundo mediático em rápida mutação, qualquer porta-voz deve ser adaptável. Estar a par das últimas tendências em matéria de comunicação, verbal e não verbal, permite adaptar as mensagens a novos formatos e canais, garantindo a sua pertinência e eficácia. Um porta-voz deve ser versátil, capaz de interagir tanto nos meios convencionais como nos digitais e estar disposto a utilizar novas técnicas e ferramentas de comunicação. Esta proactividade, para além de aumentar o alcance e o impacto da mensagem, reforça também a reputação da organização. Em suma, para comunicar de forma eficaz e eficiente com diferentes públicos, é essencial estar devidamente preparado. Será mais fácil comunicar eficazmente em qualquer situação se trabalhar com uma agência de comunicação especializada. Na InfluenceSuite temos uma equipa de especialistas nesta área. Não hesite em contactar-nos, estamos aqui para o ajudar nesta e em qualquer outra área da comunicação que necessite.