COMO TORNAR-SE UM PORTA-VOZ EFICAZ

DICAS PARA TER SUCESSO DIANTE DE QUALQUER AUDIÊNCIA

Se o objetivo é transmitir mensagens de forma clara, persuasiva e convincente, ser um bom porta-voz é um fator essencial. A capacidade de comunicar eficazmente pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso, seja perante os clientes, os empregados, os meios de comunicação social ou a comunidade em geral.

Para começar, é necessário conhecer as normas a seguir na seleção do porta-voz de uma empresa. Todas as pessoas que fazem parte da direção de uma organização devem, de um modo geral, ter formação em comunicação porque, embora não sejam habitualmente porta-vozes, podem ser obrigadas a fazê-lo num determinado momento, como no caso de crise reputacional..

De acordo com a plataforma editorial The Conversation (2020), os porta-vozes eleitos para a direção de topo de uma empresa são dignos de notícia porque são pessoas percebidas como relevantes pelo público e, por isso, com quem os jornalistas querem sempre falar porque as suas declarações têm mais impacto mediático.

Tendo isto em mente, e uma vez escolhido o orador mais adequado, é altura de seguir alguns dos seguintes passos orientações de formação que lhe permitirão comunicar eficazmente com todos os tipos de público:

• Preparação exaustiva: é necessário um conhecimento profundo do assunto a tratar ser capaz de transmitir mensagens claras, concisas e coerentes que também se relacionam com os valores e a imagem da marca. Para tal, é necessária uma equipa de especialistas em comunicação. A equipa feedback é fundamental para se tornar um porta-voz eficaz. A crítica construtiva permite melhorar continuamente a forma como se comunica. Usando cada intervenção como uma oportunidade de crescimento, um porta-voz deve valorizar tanto os elogios como as sugestões de melhoria. A autoavaliaçãobaseada em gravações das próprias intervenções, complementa este feedback ao fornecer perspetivas objetivas sobre a linguagem corporal, o tom de voz e a clareza da mensagem.
• Conheça a sua audiência: Cada público é diferente, pelo que é importante adaptar a mensagem aos seus interesses e expectativas. A pessoa, ou grupo de pessoas, a quem o porta-voz se vai dirigir deve ser alvo de análise prévia para compreender as suas preocupações e necessidades. Uma vez concluído este passo, o discurso pode ser ajustado em conformidade.
• Saber gerir uma crise: em tempos de extrema complexidade, o porta-voz é um pilar fundamental que deve transmitir serenidade, clareza e segurança. É muito importante preparar antecipadamente e deter um conhecimento profundo do plano de crise. Um porta-voz eficaz comunica os factos com franquezademonstra empatia e assegura que sejam tomadas medidas corretivas. A rapidez de resposta ajuda a manter a confiança do público e a reduzir os danos reputacionais da organização. Para liderar a narrativa durante uma crise, é essencial ter os capacidade de gerir o stress e manter a serenidade.
• Melhorar as capacidades de comunicação não-verbal: a perceção de uma mensagem também pode ser influenciada pela comunicação não verbal. Os gestos, as posturas, as expressões faciais e o tom de voz podem transmitir o contrário da mensagem pretendida. Por conseguinte, é importante ter em conta a importância de manter o contacto visualutilizar uma postura e gestos expressivos e confiantes, bem como a utilização de um tom de voz adequado para transmitir confiança e credibilidade
• Gestão de perguntas e respostas: Após uma exposição verbal, é provável que chegue a vez das perguntas ou comentários. Para gerir eficazmente as interações e responder de forma clara e precisa, deve ser preparada uma bateria de possíveis perguntas e respostas, desde as mais óbvias às mais complexas, ou mesmo inesperadas. No caso de não ter ou não saber a resposta, a opção mais adequada é estabelecer uma empenhamento na investigação e dar a resposta noutra altura. Quanto mais cedo, melhor. Isto evitará que a pessoa que fez a pergunta procure uma resposta de outras fontes que podem não ser do interesse do porta-voz e, por conseguinte, da empresa que representa.
• Adaptabilidade e atualização constantes: Num mundo mediático em rápida mutação, qualquer porta-voz deve ter capacidade de adaptação. Manter-se atualizado com as últimas tendências em comunicação, verbal e não verbal, permite-lhe adaptação das mensagens a novos formatos e canaisgarantindo que são relevantes e eficazes. O porta-voz deve ser versátil, capaz de interagir tanto com os meios de comunicação convencionais como com os digitais e estar disposto a utilizar novas técnicas e ferramentas de comunicação. Esta proatividade, para além de aumentar o alcance e o impacto da mensagem, reforça também a reputação da organização.

Em suma, para comunicar de forma eficaz e eficiente com diferentes públicos, é essencial ter uma preparação adequada. Será mais fácil comunicar eficazmente em qualquer situação se trabalhar com uma agência de comunicação especializada.

Na InfluenceSuite, dispomos de uma equipa de especialistas neste domínio. Não hesite em contactar-nos, estamos aqui para o ajudar neste e em qualquer outra área da comunicação de que necessite.