CÓMO CONVERTIRSE EN UN PORTAVOZ EFICAZ

TIPS PARA TRIUNFAR ANTE CUALQUIER AUDIENCIA

Si se quieren transmitir mensajes de manera clara, persuasiva y convincente, ser un buen portavoz es, hoy en día, un factor esencial. La capacidad de comunicarse de manera efectiva puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso, ya sea frente a clientes, empleados, medios de comunicación o la comunidad en general.

Para empezar, tenemos que ser conscientes de los estándares que se deben seguir al seleccionar al portavoz de una empresa. Todas las personas en la dirección de una organización generalmente deben recibir formación en comunicación porque, aunque no suelen ser portavoces, pueden verse obligadas a hacerlo en un momento determinado, como puede ser el caso de una crisis reputacional.

De acuerdo con la plataforma editorial The Conversation (2020), los portavoces elegidos para formar parte de la cúpula directiva de una empresa tienen interés informativo porque son personas percibidas como relevantes por la audiencia y, por ende, con las que los periodistas siempre quieren hablar porque sus declaraciones tienen más impacto mediático.

Teniendo esto en cuenta, y una vez se ha elegido al orador más adecuado, es el momento de seguir ciertas pautas formativas que le permitan comunicarse eficazmente ante cualquier tipo de público:

• Preparación exhaustiva: es necesario un conocimiento profundo del tema a tratar para poder transmitir mensajes claros, concisos y coherentes que también estén relacionados con los valores y la imagen de la marca. Para lograrlo, hay que contar con un equipo de especialistas en comunicación. La retroalimentación es fundamental para convertirse en un portavoz efectivo. Las críticas constructivas permiten una mejora continua en la forma de comunicarse. Utilizando cada intervención como una oportunidad para crecer, un portavoz debe valorar tanto los elogios como las sugerencias de mejora. La autoevaluación, basada en grabaciones de las propias intervenciones, complementa esta retroalimentación proporcionando perspectivas objetivas sobre el lenguaje corporal, el tono de voz y la claridad del mensaje.
• Conocer a la audiencia: cada audiencia es diferente, por lo que es importante adaptar el mensaje a sus intereses y expectativas. Se debe investigar a la persona o conjunto de personas a los que se va a dirigir el portavoz para así poder comprender sus preocupaciones y necesidades. Una vez hecho este paso, se podrá ajustar el discurso en consecuencia de la información obtenida.
• Saber gestionar una crisis: en momentos de extrema complejidad, el portavoz es un pilar fundamental que debe transmitir tranquilidad, claridad y seguridad. Es muy importante tener estar preparado con antelación y tener un conocimiento profundo del plan de crisis. Un portavoz efectivo comunica los hechos con franqueza, demuestra empatía y garantiza que se tomen medidas correctivas. La rapidez en la respuesta ayuda a mantener la confianza del público y reduce el daño a la reputación de la organización. Para liderar la narrativa durante una crisis, es esencial tener la capacidad de manejar el estrés y mantener la serenidad.
• Perfeccionar las habilidades de comunicación no verbal: la percepción de un mensaje también puede verse influida por la comunicación no verbal. Los gestos, posturas, expresiones faciales y el tono de voz podrían transmitir un mensaje totalmente opuesto al deseado. Por eso se debe tener en cuenta la importancia de mantener el contacto visual, usar una postura y gestos expresivos que denoten seguridad, así como utilizar un tono de voz apropiado que transmita confianza y credibilidad
• Gestión de preguntas y respuestas: es probable que tras una exposición verbal, llegue el turno de las preguntas o comentarios. Para gestionar las interacciones de manera efectiva y responder con claridad y precisión, se debe tener preparada una batería de posibles preguntas con sus respuestas, tanto las más obvias como las que podrían resultar más complejas. En el caso de no tener o conocer la respuesta, la opción más idónea es establecer un compromiso de búsqueda y dar la respuesta en otro momento. Eso sí, cuanto antes mejor. Así se evitará que quien haya realizado la pregunta en cuestión busque su respuesta en otras fuentes que, a lo mejor, no convenga a los intereses del portavoz y, por ende, de la empresa a la que representa.
• Adaptabilidad y actualización constantes: en un mundo mediático que cambia rápidamente, cualquier portavoz debe tener capacidad de adaptación. Mantenerse al día sobre las últimas tendencias en comunicación, verbal y no verbal, permite adaptar los mensajes a nuevos formatos y canales, asegurándose de que sean relevantes y efectivos. Un portavoz debe ser versátil, capaz de interactuar tanto en medios convencionales como digitales y estar dispuesto a utilizar nuevas técnicas y herramientas de comunicación. Esta proactividad, además de ampliar el alcance y el impacto del mensaje, también fortalece la reputación de la organización.

En resumen, para comunicar de forma eficaz y eficiente con las diferentes audiencias, es esencial tener una preparación adecuada. Será más fácil comunicarse de manera efectiva en cualquier situación si se trabaja con una agencia de comunicación especializada.

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