Ter de redigir um comunicado urgente é uma tarefa crítica que pode ser necessária em qualquer altura. A rapidez com que a informação chega ao público, bem como a clareza da mensagem, podem fazer a diferença entre gerir a crise de forma eficaz ou a situação ficar fora de controlo.
No artigo de hoje, explicamos os critérios que devem ser tidos em conta para o tornar profissional, impactante e alinhado com os princípios da empresa a que se refere.
O poder de um discurso eficaz num comunicado urgente
Quando se trata de transmitir uma mensagem urgente pessoalmente, por exemplo, numa conferência de imprensa, a estrutura do comunicado de imprensa deve seguir determinadas diretrizes:
- Clareza: deve ser utilizada uma linguagem direta e simples. O destinatário deve compreender a mensagem à primeira vista e não deve haver confusão.
- Relevância: dar prioridade às informações mais importantes no início da apresentação, utilizando uma abordagem em pirâmide
- Empatia: adaptar o tom ao público-alvo, especialmente se se tratar de uma situação particularmente sensível
É importante ter em conta que, em situações de crise, o que qualquer público procura é informação exacta e inequívoca que, ao mesmo tempo, transmita confiança e credibilidade.
Comunicação com a imprensa em situações de emergência
A comunicação com a imprensa deve ser rápida e atempada. Demorar demasiado tempo a esclarecer ou a fornecer informações que clarifiquem a situação de crise pode levar a especulações ou a danos na reputação difíceis de reverter.
Por conseguinte, ter um protocolo pré-definido para redigir e distribuir um comunicado urgente pode poupar tempo valioso:
- Identificar o alvo: o que se pretende alcançar com esta comunicação? A mensagem principal deve ser claramente definida
- Conteúdo do artigo: deve ser seguida uma estrutura de reportagem jornalística que inclua: a título curto e conciso para resumir a situação, citações porta-vozes oficiais autorizados para reforçar a credibilidade da mensagem e das informações contacto para responder a perguntas ou fornecer actualizações
- Verificar antes de enviar: erros de informação ou de tom podem gerar confusão ou agravar a situação.
Na InfluenceSuite, sabemos que a rapidez e a precisão são essenciais na gestão de crises. É por isso que trabalhamos com os nossos clientes para conceber estratégias de comunicação de prevenção, execução e pós-situação.